Организация офисного переезда

Любая фирма, которая работает стабильно, хоть раз, за период своего существования, сталкивалась с таким явлением, как офисный переезд. Причины, по которым это происходило, могли быть разными. Например:

• была повышена плата за аренду помещения;

• штат сотрудников увеличился или уменьшился;

• компания приобрела собственное здание;

• появилась возможность арендовать помещение в районе с высокой проходимостью;

• истек срок договора аренды.

В любом случае, если к переезду не подготовиться должным образом, он может принести немало хлопот и неприятностей. Главное — это учесть все нюансы, и грамотно организовать переезд.

Шаг №1 Подготовка.

Иногда офисный переезд сравнивают с пожаром. Если переселение будет осуществлено внезапно, предприятие может понести существенные убытки, а сотрудники испытают стресс, от внезапной смены рабочих мест. Значит, всех лиц, заранее, необходимо поставить в известность о предстоящем переезде.

Сотрудников надо информировать о предстоящем переезде хотя бы за месяц.

Все организации, которые обслуживают данную компанию, тоже необходимо поставить в известность. Это могут быть компании, осуществляющие доставку воды, канцтовары, уборку помещений. С ними надо обсудить возможность дальнейшего сотрудничества, на новом месте. Вдруг придется попрощаться, и искать новые организации для сотрудничества.

Партнеров, с которыми компания работает постоянно, следует проинформировать о переезде, используя электронную почту.

Потенциальных клиентов надо известить о новом адресе, о том, как добраться до офиса, какие объекты расположены поблизости. Эти данные надо разместить на сайте фирмы, в местных изданиях, на билбордах, рекламных щитах.

Шаг №2. Надо минимизировать сроки.

Как только принято окончательное решение об осуществлении офисного переезда, надо составить подробный план, где будут указаны сроки, ответственные лица. Все детали следует учесть:

Надо ли пользоваться услугами мувинговых компаний или компания обойдется своими силами. Обычно, если сотрудников немного, переезд осуществляется без посторонней помощи. Если штат большой, много оргтехники и мебели, тогда нужны будут специалисты.

Желательно промаркировать все вещи, которые будут перевозиться. К примеру, почему бы не использовать схему, где указы будут: отдел, сотрудник, этаж. Надо заранее определиться с местами, где будет установлена мебель.

Администрация компании должна назначить одного координатора в старом офисе, а другого – в новом. Когда возникают форс-мажорные ситуации, легче решать все на месте.

Необходимо расставить приоритеты. Разработать порядок, как устанавливать и распаковывать вещи. В самом лучшем варианте, за один день на новом месте, восстанавливается рабочая обстановка.

Шаг №3. Пакуем грамотно.

Вещи для работы в офисе делятся на несколько категорий. Документацию надо подготовить, архивировать, и упаковать. Это важно, чтобы ни один документ не был потерян, в ходе переезда.

Если дело касается мебели, разборка-сборка должны быть качественно выполненными. Упаковка и маркировка каждой детали должны быть тоже сделаны профессионально, чтобы легче все делалось, на новом месте.

Когда будет осуществляться упаковка оргтехники, в каждую коробку надо класть комплектующие от прибора. Так как сейф считают грузом особой сложности, надо привлечь специалистов – перевозчиков.

Крупногабаритная мебель с растениями и аквариумами должны перевозиться отдельно. Совет от тех, кто «пережил» переезд: лучше в первый день «не бросаться» наводить порядки, на новом месте. Лучше сразу заняться установкой мебели, расстановкой папок. А на второй день – генеральной уборкой.