Офисные переезды

Организация офисного переезда

Любая фирма, которая работает стабильно, хоть раз, за период своего существования, сталкивалась с таким явлением, как офисный переезд. Причины, по которым это происходило, могли быть разными. Например:

• была повышена плата за аренду помещения;

• штат сотрудников увеличился или уменьшился;

• компания приобрела собственное здание;

• появилась возможность арендовать помещение в районе с высокой проходимостью;

• истек срок договора аренды.

В любом случае, если к переезду не подготовиться должным образом, он может принести немало хлопот и неприятностей. Главное — это учесть все нюансы, и грамотно организовать переезд.

Шаг№1 Подготовка.

Иногда офисный переезд сравнивают с пожаром. Если переселение будет осуществлено внезапно, предприятие может понести существенные убытки, а сотрудники испытают стресс, от внезапной смены рабочих мест. Значит, всех лиц, заранее, необходимо поставить в известность о предстоящем переезде.

Сотрудников надо информировать о предстоящем переезде хотя бы за месяц.

Все организации, которые обслуживают данную компанию, тоже необходимо поставить в известность. Это могут быть компании, осуществляющие доставку воды, канцтовары, уборку помещений. С ними надо обсудить возможность дальнейшего сотрудничества, на новом месте. Вдруг придется попрощаться, и искать новые организации для сотрудничества.

Партнеров, с которыми компания работает постоянно, следует проинформировать о переезде, используя электронную почту.

Потенциальных клиентов надо известить о новом адресе, о том, как добраться до офиса, какие объекты расположены поблизости. Эти данные надо разместить на сайте фирмы, в местных изданиях, на билбордах, рекламных щитах.

Шаг №2. Надо минимизировать сроки.

Как только принято окончательное решение об осуществлении офисного переезда, надо составить подробный план, где будут указаны сроки, ответственные лица. Все детали следует учесть:

Надо ли пользоваться услугами мувинговых компаний или компания обойдется своими силами. Обычно, если сотрудников немного, переезд осуществляется без посторонней помощи. Если штат большой, много оргтехники и мебели, тогда нужны будут специалисты.

Желательно промаркировать все вещи, которые будут перевозиться. К примеру, почему бы не использовать схему, где указы будут: отдел, сотрудник, этаж. Надо заранее определиться с местами, где будет установлена мебель.

Администрация компании должна назначить одного координатора в старом офисе, а другого – в новом. Когда возникают форс-мажорные ситуации, легче решать все на месте.

Необходимо расставить приоритеты. Разработать порядок, как устанавливать и распаковывать вещи. В самом лучшем варианте, за один день на новом месте, восстанавливается рабочая обстановка.

Шаг№3. Пакуем грамотно.

Вещи для работы в офисе делятся на несколько категорий. Документацию надо подготовить, архивировать, и упаковать. Это важно, чтобы ни один документ не был потерян, в ходе переезда.

Если дело касается мебели, разборка-сборка должны быть качественно выполненными. Упаковка и маркировка каждой детали должны быть тоже сделаны профессионально, чтобы легче все делалось, на новом месте.

Когда будет осуществляться упаковка оргтехники, в каждую коробку надо класть комплектующие от прибора. Так как сейф считают грузом особой сложности, надо привлечь специалистов – перевозчиков.

Крупногабаритная мебель с растениями и аквариумами должны перевозиться отдельно. Совет от тех, кто «пережил» переезд: лучше в первый день «не бросаться» наводить порядки, на новом месте. Лучше сразу заняться установкой мебели, расстановкой папок. А на второй день – генеральной уборкой.

Стоимость офисного переезда

Мы предлагаем несколько стандартных вариантов фиксированной стоимости офисного переезда, чтобы заказчику было легче сориентироваться при подсчёте затрат на этот непростой процесс. После ознакомления, Вы можете позвонить нам и обговорить детали либо обсудить другие возможности. Вот несколько примеров фиксированной стоимости офисного переезда.

Мини переезд — перевозка вещей, спуск-подъём по этажам или на лифте, без помощи грузчиков, с помощью водителя: заказ на 1 час — 1000 рублей (для районов первой тарифной категории, для остальных районов — плюс час подачи, смотрите раздел цены).

Средний переезд — перевозка вещей, спуск-подъём по этажам или на лифте, без помощи грузчиков, с помощью водителя: заказ на 3 часа — 2500 рублей (для районов первой тарифной категории, для остальных районов — плюс час подачи, смотрите раздел цены), далее каждый час 500 рублей.​

Переезд с грузчиком плюс помощь водителя  — перевозка, погрузка — разгрузка вещей, небольшой мебели, бытовой техники с использованием лифта, без подъёмов по этажам: заказ на 3 часа — 4500 рублей для всех категорий районов, с подъёмами по этажам по договорённости.

Переезд с двумя грузчиками плюс помощь водителя — перевозка, погрузка — разгрузка вещей, мебели, бытовой техники с использованием лифта, без подъёмов по этажам: заказ на 4 часа — 6000 рублей для всех категорий районов, с подъёмами по этажам по договорённости.

Вообщем звоните — договоримся: +7 (911)146-99-94

Примеры работ по офисным переездам.

Офисный переезд без грузчиков.

Задача: погрузить, перевезти и выгрузить офисную мебель (шкафы, столы, предметы интерьера), документацию, офисную технику, цветы и другое с адреса ул. Малая Морская, 16 в центральном районе города на адрес ул. Ораниенбаумская, 25 Петроградского района.
Условия: погрузка в газель из офиса, находящегося на третьем этаже силами заказчика.

Силы и средства: автомобиль газель фургон ДШВ 3м х 2м х 1.7м, водитель.
Оплата: автомобиль — 500 руб. в час, оплата за фактически потраченное время.

Водитель подал автомобиль для офисного переезда к месту загрузки в 9 часов утра согласно устного договора по телефону. Место стоянки для погрузки было определено заранее и в этом проблем не было. Загрузили за 2 часа, но далеко не все, решили сделать две ходки. Переезд и разгрузка заняли порядка 2 часов, задержка была при заезде на охраняемую территорию. Вторая ходка заняла порядка двух с половиной часов, плюс обратный ход. Вообщем, справились с работой к 16 часам. 7 часов по 500 рублей.

Итог: Офисный переезд был осуществлен за 7 часов. Оплачено 3500 рублей.

Офисный переезд с грузчиками.

Задача: погрузить, перевезти и выгрузить офисную мебель (шкафы, столы, предметы интерьера), документацию и офисную технику с адреса ул. Михаила Дудина, 15 — станция метро Парнас, на адрес Ленинский проспект, 128 — станция метро Ленинский проспект.

Условия: в связи с вынужденным переездом офиса, компании пришлось временно приостановить деятельность, денежные ресурсы в дефиците, необходимо было решить проблему за минимальную стоимость. В результате решили оптимизировать переезд. 

Силы и средства: автомобиль газель фургон ДШВ 3м х 2м х 1.7м, водитель, два грузчика.
Оплата: автомобиль — 500 руб. в час,  минимальная оплата за три часа, далее по тарифу; один грузчик — 250 рублей в час, минимум 4 часа.

Грузчиков отправили первых, до выезда машины. Ребята упаковали по коробкам документацию, разобрали некоторую мебель, вынесли к парадной все имущество. Справились довольно быстро, после чего вызвали газель. На загрузку ушло минут 20. Потом переезд и выгрузка, водитель помог выгрузить. Далее занесли все имущество. На этом заказ был выполнен. По автомобилю вышло 2 часа, грузчики были заняты 4 часа. Все успели в минимальные тарифы.

Итог: заказ газели обошелся 1500 рублей, два грузчика по 1000 рублей, итого 3500 рублей.